31 Juli 2009, adalah waktu yang dijanjikan oleh Kedubes Jepang untuk memberitahukan hasil tes tertulis dan wawancara lalu. Kedubes selalu menghubungi langsung via telepon. Sejak pagi, jantung saya dag dig dug tidak karuan, berharap ada telepon dari Jakarta. Sekitar jam 10-an, saya melihat status YM Pipin FT’04, ‘alhamdulillah
‘. Status sederhana, dan saya tebak, dia sudah ditelepon oleh Kedubes. Dan memang demikianlah adanya.
Akhirnya, di saat saya sedang mentoring, saya mendapatkan telepon dari Kedubes yang menyatakan bahwa saya lulus tes tertulis dan wawancara. Alhamdulillah. Langsung saya telepon mama mengabarkan hal tersebut.
Seperti saya tulis di sini, bahwa setelah lulus dari tes tertulis dan wawancara, masih ada secondary screening di MEXT di Jepang. Artinya, saya belum bisa sepenuhnya bergembira dengan pencapaian ini. Ini belumlah final.
Melengkapi Berkas-Berkas yang Dibutuhkan
Seusai primary screening, ternyata masih ada banyak hal yang harus saya siapkan. Pertama-tama, saya harus ke Jakarta lagi untuk mengambil berkas-berkas yang harus diisi. Juli-Agustus memang bulan yang penuh bolak-balik Bandung-Jakarta buat saya. Jadi, jika Anda tidak berdomisili di Jakarta, siapkanlah budget untuk transportasi ke Jakarta
Berkas-berkas yang harus diisi dan dilengkapi sama persis dengan berkas-berkas yang dikirimkan waktu pendaftaran. Kali ini 3 rangkap, hanya saja, untuk Application Form, Field of Study and Study Program, Recommendation Form, dan Certificate of Health harus menggunakan form asli dari Kedubes. Berhubung menggunakan form asli, jadi butuh sedikit perjuangan untuk mengisinya. Yang tadinya tinggal diketik terus di-print, sekarang harus ditulis tangan
Bisa saja sih di-print, tapi Anda mesti pintar-pintar mengakalinya, karena Anda cuma punya 3 lembar kertas asli
Kalau dulu saya cukup mengisi satu surat rekomendasi (karena belum bekerja), kali ini saya harus punya dua surat rekomendasi. Jadi saya harus minta satu lagi pada dosen yang lain. Dan kali ini minta mereka tulis tangan 3x. Fufufu. Untung saja dosen saya baik-baik
Untuk keterangan kesehatan, Anda harus tes darah lagi (keluar duit lagi
). Untuk rontgen, jika hasilnya masih berlaku maka masih bisa digunakan.
Berkas-berkas di atas harus sudah diantarkan kembali ke Kedubes dalam jangka waktu 2 minggu (waktu itu pertengahan Agustus). Selain itu, ada tambahan, yaitu Letter of Acceptance (LA) dari profesor calon pembimbing di Jepang. LA ini harus secepatnya juga diserahkan ke Kedubes. Kedubes masih memberi toleransi hingga akhir September waktu itu.
Mencari Profesor dan Mendapatkan LA
Mencari profesor sebenarnya sudah bisa dilakukan jauh-jauh hari bahkan sebelum pendaftaran beasiswa MEXT dibuka. Dengan mencari dari awal, setelah lulus tes tertulis dan wawancara Anda tinggal minta profesor untuk mengisikan LA. Saya pribadi baru mencari profesor setelah dinyatakan lulus tes tertulis dan wawancara. Agak hectic jadinya.
Bagaimana cara mencari profesor? Tidak satu jalan ke Jepang, Anda bisa menghalalkan berbagai cara (lho?). Buat Anda yang pernah exchange ke Jepang, atau ada profesor yang direkomendasikan dosen Anda di kampus, tentunya akan lebih mudah. Kalau tidak ada link sama sekali bagaimana?
Nah, saya benar-benar berjuang mencari sendiri profesornya. Cara yang saya lakukan sebagai berikut. Pertama-tama, saya cari universitas yang ingin saya tuju*). Kemudian, saya lihat ada Graduate School apa saja di universitas tersebut, lalu ada lab apa saja di Graduate School tersebut. Jika sudah menemukan lab yang sesuai, biasanya di website lab tersebut ada kontak e-mail profesornya. Berikutnya saya kirim e-mail ke profesor tersebut.
Isi emailnya apa? Pas awal tentunya perkenalan dulu saja. Jelaskan bahwa Anda sudah melewati primary screening untuk beasiswa MEXT. Lalu jelaskan interest dan concern riset Anda. Terakhir bilang bahwa Anda ingin riset di lab profesor tersebut. Sebagai tambahan, Anda bisa melampirkan CV, transkrip, abstrak TA/Skripsi, dan proposal riset Anda. Itu e-mail perkenalan versi saya.
Perlu diingat bahwa e-mail Anda belum tentu dibalas. Jadi bersabar saja dan jangan stuck di satu profesor saja. Hubungi saja banyak profesor. Korespondensi selanjutnya tentunya tergantung profesor yang bersangkutan. Ada profesor yang memberi tes terlebih dahulu. Ada juga yang langsung menanyakan apa yang bisa beliau bantu.
Jika profesor sudah setuju, biasanya kita harus mengirimkan lembar LA beserta kopian berkas-berkas yang dulu diserahkan waktu pendaftaran. Waktu mengambil berkas-berkas di Jakarta, kita juga mendapatkan surat keterangan bahwa kita sudah lolos primary screening di Kedubes. Kopian surat ini juga dikirimkan. Siap-siap keluar duit lagi untuk mengirim dokumen ke Jepang
Anda diberikan kesempatan untuk mengajukan 3 pilihan universitas di Jepang. Jika Anda yakin dengan satu pilihan saja tidak masalah.
Setelah LA masuk ke Kedubes, urusan untuk secondary screening sudah selesai. Anda tinggal menunggu prosesnya di Jepang. Kemungkinan pengumuman hasilnya akan keluar sekitar bulan Desember. Bersabar dan berdoa saja selama sekitar 3 bulan lebih itu.
*) Info tentang universitas di Jepang, bisa dicari di situs JASSO, Japan Study Support, atau ReaD. Daftar universitas top di Jepang bisa dilihat di sini.
Bersambung… (next: perjuangan demi selembar LA)










